PRIVACYVERKLARING

1. Wie is wie? 

Als je in deze privacyverklaring ‘jij’, ‘je’ of ‘jou(w)’ leest, bedoelen we jou als klant die gebruikt maakt van onze dienstverlening, of als bezoeker van onze website.

Lees je ‘wij’, ‘we’, ‘ons’, of ‘onze’, dan bedoelen we Solventis B.V. als eigenaar van Peppol.nu, gevestigd aan de Gondelstraat 36, 2586 ES, in Den Haag. Solventis B.V. is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94449503.

2. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens? 

Vanuit de privacywetgeving zijn wij de ‘verantwoordelijke’ voor het vastleggen van de persoonsgegevens van onze klanten en websitebezoekers. Deze privacyverklaring richt zich alleen op die persoonsgegevens. Jij bent zelf verantwoordelijk voor het vastleggen van de persoonsgegevens van je klanten.

3. Welke gegevens houden we bij en waarom? 

Welke persoonsgegevens we vastleggen en wat de reden hiervan is, hangt af van de situatie. Hieronder beschrijven we per situatie wat we vastleggen en waarom.

a. Als je onze website bezoekt 

We verzamelen gegevens over de bezoekers van onze website, bijvoorbeeld hoeveel bezoekers er geweest zijn en vanaf welke pagina ze zijn doorverwezen. Welke gegevens we vastleggen, hangt af van welke informatie je browser meestuurt. Dit kan bijvoorbeeld informatie zijn over je apparaat, je besturingssysteem of het tijdstip waarop je onze website hebt bezocht. We gebruiken deze gegevens voor de statistieken van onze website en om onze website gebruiksvriendelijker te maken. Dit doen we vanuit het zakelijke belang om onze website zo goed mogelijk af te stemmen op de bezoekers. Voor deze analyses plaatsen we cookies. In onze cookieverklaring kun je lezen welke cookies dit zijn.

b. Als je contact met ons opneemt 

Als je contact met ons opneemt via ons contactformulier of als je ons een e-mail stuurt, leggen we je e-mailadres, voor- en achternaam vast. Soms leggen we ook vast welke webbrowser, welk mobiel apparaat en/of welke API-client je gebruikt, en vanuit welk bedrijf je contact opneemt. We gebruiken deze gegevens om je vragen te beantwoorden. Dit hoort bij de uitvoering van onze overeenkomst.

Let op: Stuur nooit ongevraagd gevoelige persoonsgegevens mee, zoals je wachtwoord of volledig creditcardnummer. Als je dit doet, dan brengen we je op de hoogte, verwijderen we je bericht en nemen je bericht niet in behandeling.

c. Als je gebruikmaakt van de diensten van Peppol.nu 

Wij vinden het belangrijk om onze diensten zo goed mogelijk te laten aansluiten op de wensen van onze gebruikers. We zijn dan ook constant bezig om onze diensten te verbeteren. Daarvoor analyseren we gegevens over onze gebruikers. Die gegevens zijn geanonimiseerd en in zeer beperkte mate te herleiden tot individuen. Deze informatie helpt ons om:

Ook gebruiken we deze analyses voor het schrijven van blogberichten of andere marketing- of communicatie-uitingen. We presenteren dan geen gegevens die tot individuele gebruikers herleidbaar zijn, maar we presenteren wel trends en statistieken over grote groepen gebruikers.

Verder gebruiken we op beperkte schaal gegevens, bijvoorbeeld een kleine verzameling van facturen, om onze algoritmes te verbeteren. We hebben hier een belang bij en hebben extra waarborgen genomen zodat er zorgvuldig met die gegevens omgegaan wordt.

d. Als je een recensie op onze website plaatst 

We zijn heel blij met recensies over Peppol.nu. Via onze website kun je een recensie achterlaten. Deze slaan wij dan op in onze database en publiceren we na jouw toestemming op onze website. We leggen alleen je recensie, je geslacht en je naam vast. Geef je ook je bedrijfsnaam door, dan slaan we die ook op. Verder sturen we recensies over Peppol.nu door naar partners, die de recensies vindbaar maken voor zoekmachines en vergelijkingswebsites.

e. Overige doelen 

Tot slot gebruiken we jouw e-mailadres, vestigingsadres en/of naam om te factureren, om vorderingen te innen, om onderzoek te doen naar je kredietwaardigheid en voor onze boekhouding. Ook gebruiken we deze gegevens om eventuele klachten en/of geschillen met jou te behandelen. Dit doen we om onze overeenkomst goed te kunnen uitvoeren.

4. Hoe hebben we jouw gegevens beveiligd? 

Om je persoonsgegevens te beveiligen hebben we passende technische en organisatorische maatregelen genomen. De keuze van deze maatregelen hebben we gebaseerd op de beschikbare technologie, de uitvoeringskosten, het type persoonsgegevens dat we van jou verwerken en de risico’s die daaraan verbonden zijn. Zo heeft onze website bijvoorbeeld een TLS-certificaat en maken we gebruik van een firewall om misbruik te voorkomen.

Daarnaast hebben we een responsible disclosure beleid. Dat betekent dat we – naast het feit dat we zelf actief zoeken naar kwetsbaarheden in ons systeem – ook open staan voor meldingen van kwetsbaarheden die ontdekt zijn door anderen. We lossen deze gemelde kwetsbaarheden zo spoedig mogelijk op. Je leest hier meer over op https://www.peppol.nl/security/.

5. Met wie delen we je gegevens? Van wie ontvangen we gegevens? 

Binnen Solventis B.V. hebben verschillende mensen toegang tot jouw gegevens. Dit kunnen alleen medewerkers van Solventis B.V. zijn die de gegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie.

We delen zo min mogelijk persoonsgegevens met anderen. We zullen je persoonlijke gegevens nooit verkopen of verhuren. We delen je gegevens alleen:

We kunnen je persoonsgegevens delen met onze partners, die bepaalde diensten voor ons verzorgen (juridisch gezien: verwerkers). Deze partners kunnen in opdracht van ons jouw persoonsgegevens vastleggen of gebruiken. Welke partners dit zijn, lees je op: https://www.peppol.nu/partners/. Met deze partners hebben we goede afspraken gemaakt over de geheimhouding en beveiliging van jouw persoonsgegevens. Sommige partners zijn gevestigd buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte. Met deze partijen hebben we goede afspraken gemaakt over de beveiliging en geheimhouding van jouw persoonsgegevens, of hebben we additionele beveiligingsmaatregelen of Standard Contractual Clauses afgesloten.

Let op: Op de website van Peppol.nu staan diverse links naar websites van andere bedrijven en instanties. Solventis B.V. is niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving door deze bedrijven.

6. Hoe lang bewaren we je gegevens? 

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor we ze hebben vastgelegd. Soms verplicht de wet ons om gegevens een bepaalde tijd te bewaren. Zo moeten we voor de Belastingdienst facturen, met daarin je persoonsgegevens, 10 jaar bewaren. We houden ons aan deze wettelijke termijnen.

Verder houden we ons aan de volgende termijnen:

7. Welke rechten heb je als het gaat om jouw privacy? 

Volgens de privacywetgeving heb je een aantal rechten. Zo kun je ons vragen om:

Ook kun je bezwaar maken tegen het vastleggen van je persoonsgegevens.

Heb je ons toestemming gegeven om bepaalde gegevens van jou te verwerken, dan kun je die toestemming altijd weer intrekken. Na het intrekken van je toestemming verwijderen we je gegevens. We kunnen hier mogelijk van afzien als we je gegevens ook nodig hebben voor een ander doel, waarvoor geen toestemming vereist is. In dat geval bewaren we je gegevens voor dat doel.

8. Hoe kun je gebruik maken van bovenstaande rechten? 

Als je van je rechten gebruik wilt maken, kun je ons mailen via support@peppol.nu. Of je kunt een brief sturen naar: Solventis B.V. t.a.v. Peppol.nu, Gondelstraat 36, 2586 ES Den Haag. Voordat we je verzoek in behandeling nemen, kunnen we je vragen om je te identificeren. Daarna ontvang je binnen een maand een reactie van ons. In bepaalde gevallen mogen we je verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren. We leggen je dan duidelijk uit waarom we dat doen.

9. Wat kun je doen als je een privacyklacht hebt? 

Heb je een klacht over hoe we met je persoonsgegevens omgaan, dan vragen we je om deze klacht eerst aan ons te melden via support@peppol.nu. Dit kun je bijvoorbeeld doen als je vermoedt dat er misbruik van je gegevens is gemaakt, of dat er een datalek is geweest. We zoeken dan samen met jou naar een oplossing.

Daarnaast heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kun je doen op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. (opent in nieuw tabblad)

10. Wat gebeurt er als we deze verklaring wijzigen? 

We kunnen deze privacyverklaring af en toe wijzigen. Dit doen we bijvoorbeeld als we meer of andere gegevens van je willen vastleggen. Als we de verklaring wijzigen, laten we je dit altijd ruim van tevoren per e-mail of via onze website weten.

Heb je nog vragen? Stel ze gerust via support@peppol.nu. We streven ernaar om binnen een werkdag antwoord te geven.

Versie 1, januari 2025