Elektronisch facturen, ook wel e-facturatie genoemd, is het proces waarbij facturen digitaal worden verzonden en ontvangen in een gestandaardiseerd formaat, zoals UBL. Het vervangt traditionele papieren facturen en e-mail-pdf’s door volledig geautomatiseerde workflows. Dankzij e-facturatie besparen bedrijven tijd, reduceren ze fouten, en voldoen ze eenvoudig aan wettelijke eisen.
E-facturatie vond zijn oorsprong in de late jaren negentig als een innovatieve manier om administratieve processen te automatiseren tussen grote bedrijven. De introductie van standaarden zoals UBL (Universal Business Language) en de invoering van Europese regelgeving die e-facturatie verplicht stelde bij overheidsopdrachten, versnelden de adoptie aanzienlijk. Tegenwoordig is e-facturatie uitgegroeid tot de standaard in tal van sectoren en landen. Bedrijven kiezen ervoor vanwege de voordelen op het gebied van snelheid, nauwkeurigheid, en duurzaamheid, waardoor het een onmisbaar onderdeel is geworden van moderne bedrijfsvoering.
E-facturatie is een gestandaardiseerd proces waarbij facturen digitaal worden verzonden en ontvangen. In tegenstelling tot papieren facturen of pdf-bestanden, worden e-facturen verwerkt in een specifiek formaat, zoals UBL (Universal Business Language). Dit maakt automatische verwerking door software mogelijk, zonder dat handmatige invoer nodig is.
Het proces begint met het aanmaken van een elektronische factuur in jouw boekhoudsoftware. Deze factuur wordt via een beveiligd netwerk, zoals het Peppol-netwerk, rechtstreeks naar de ontvanger gestuurd. Het systeem controleert automatisch op fouten en zorgt ervoor dat de gegevens correct worden weergegeven. De ontvanger kan de factuur direct verwerken in zijn eigen systeem, wat zorgt voor een snelle en foutloze afhandeling.
Dankzij dit gestroomlijnde proces besparen bedrijven tijd, verminderen ze fouten en voldoen ze eenvoudig aan wettelijke eisen, zoals de verplichtingen rond e-facturatie bij overheidsopdrachten. E-facturatie is niet alleen sneller en veiliger, maar biedt ook betere controle en overzicht in je financiële processen.
Een e-factuur is eigenlijk een behoorlijk saai document. Het bestaat uit gestandaardiseerde programmeertaal, waarbij alle informatie op een vaste plek staat. Het bijzondere van een e-factuur is dat iedere software leverancier automatisch de factuurinformatie kan ophalen uit het e-factuur bericht. Hierdoor kunt u automatisch vanuit uw softwarepakket of factuurportaal de e-factuur inzien. Dit scheelt u veel tijd en moeite die u normaal steekt in het overtypen van factuurinformatie of het corrigeren en aanvullen van gescande facturen.
Bovendien biedt e-facturatie de mogelijkheid om processen zoals inboeken te automatiseren.
E-facturatie is veel meer dan alleen een digitale vervanging van papieren facturen. Het is een moderne manier van zakendoen die bedrijven helpt efficiënter te werken, kosten te verlagen, en tegelijkertijd te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Met e-facturatie worden administratieve processen eenvoudiger, sneller en nauwkeuriger, omdat facturen direct vanuit boekhoudsoftware worden verzonden en ontvangen. Hierdoor wordt handmatige invoer vrijwel geëlimineerd, wat niet alleen tijd bespaart, maar ook het risico op fouten aanzienlijk vermindert.
De overstap naar e-facturatie betekent dat bedrijven direct profiteren van een betere cashflow. Facturen worden sneller verwerkt, betalingen worden tijdig gedaan, en openstaande posten worden eenvoudiger beheerd. Daarnaast draagt e-facturatie bij aan een duurzame bedrijfsvoering doordat het gebruik van papier volledig overbodig wordt. Dit is niet alleen goed voor het milieu, maar versterkt ook de reputatie van bedrijven die duurzaam ondernemen serieus nemen.
Voor veel organisaties is e-facturatie inmiddels niet meer optioneel, maar een strategische noodzaak. Het stelt bedrijven in staat om compliant te blijven met regelgeving, zoals de eisen voor e-facturatie bij overheidsopdrachten in Nederland en Europa. Bovendien biedt het standaardisatie in processen, waardoor bedrijven eenvoudiger kunnen samenwerken met partners en klanten, ongeacht hun software of locatie. Door te kiezen voor e-facturatie zet je een stap richting een toekomstbestendige bedrijfsvoering.
Geen papieren facturen meer printen, verzenden, opslaan, overtikken of inscannen.
Elektronische facturen worden direct afgeleverd en automatisch verwerkt.
Automatische workflows minimaliseren menselijke fouten.
Voldoen aan Europese regelgeving, inclusief overheidsopdrachten.
Draag bij aan een groenere toekomst met papierloze facturatie.
Veilig en traceerbaar dankzij netwerken zoals Peppol.
E-FACTURATIE IN DE TRANSACTIEKETEN
E-facturatie speelt een essentiële rol binnen verschillende transactieketens die bedrijven en overheden gebruiken:
Dit perspectief richt zich op het proces vanaf het moment dat een bestelling wordt geplaatst tot en met de ontvangst van de betaling. E-facturatie versnelt dit proces door sneller en foutloos facturen te verzenden en betalingen te verwerken.
Vanuit het perspectief van de inkopende partij omvat dit proces alle stappen van de bestelling tot en met de betaling. E-facturatie zorgt hier voor efficiëntere inkoopadministratie en naleving van contractvoorwaarden.
Dit bredere perspectief omvat niet alleen facturatie maar het gehele proces van elektronische inkoop, inclusief aanbestedingen, contractbeheer en leveringen. E-facturatie is hier een kernonderdeel dat zorgt voor naadloze integratie tussen verschillende systemen.
E-facturatie wordt volledig ondersteund door de Wet op de Omzetbelasting, waarin is vastgelegd dat elektronische facturen dezelfde juridische waarde hebben als papieren facturen. Om aan deze wettelijke eisen te voldoen, moeten e-facturen voldoen aan drie belangrijke criteria: authenticiteit van de herkomst, integriteit van de inhoud, en leesbaarheid. Dit betekent dat de afzender duidelijk identificeerbaar moet zijn, de inhoud niet gewijzigd mag worden, en de factuur begrijpelijk moet zijn voor alle betrokken partijen.
De Belastingdienst ziet e-facturatie als een efficiënte manier om facturen veilig en foutloos te verwerken. Omdat e-facturen gestandaardiseerd zijn en direct vanuit boekhoudsystemen kunnen worden verwerkt, minimaliseert dit het risico op fouten bij belastingaangiften en vereenvoudigt het audits. Bovendien biedt het digitale proces volledige traceerbaarheid, wat zowel de Belastingdienst als bedrijven helpt om sneller inzicht te krijgen in transacties.
Door te kiezen voor e-facturatie stroomlijn je niet alleen je interne processen, maar zorg je ook dat je altijd voldoet aan de fiscale eisen. Ontdek hoe Peppol en e-facturatie jouw organisatie kunnen helpen bij een efficiëntere belastingaangifte.
Peppol heeft e-facturatie naar een nieuw niveau gebracht door een wereldwijd gestandaardiseerd netwerk te bieden voor de veilige en efficiënte uitwisseling van facturen. In plaats van complexe, losse koppelingen tussen individuele bedrijven, biedt Peppol een universele infrastructuur waarmee organisaties wereldwijd eenvoudig met elkaar kunnen communiceren. Dit maakt Peppol niet alleen gebruiksvriendelijk, maar ook kosteneffectief en betrouwbaar.
Met Peppol wordt e-facturatie volledig geautomatiseerd, van verzending tot ontvangst, zonder dat bedrijven zich zorgen hoeven te maken over technische compatibiliteit of beveiligingsproblemen. Het netwerk ondersteunt meerdere standaarden, zoals UBL, en voldoet aan alle wettelijke eisen, zoals die van de Nederlandse Belastingdienst en de Europese e-facturatiestandaarden. Hierdoor is het dé oplossing voor bedrijven die willen voldoen aan wettelijke verplichtingen én hun administratieve processen willen optimaliseren.
Peppol heeft e-facturatie niet alleen eenvoudiger gemaakt, maar ook toegankelijker voor bedrijven van elke omvang. Ontdek hoe jouw organisatie kan profiteren van de mogelijkheden die het Peppol-netwerk biedt om sneller, veiliger en efficiënter samen te werken.
