Een Nieuw Tijdperk voor Europese BTW

De Europese Unie heeft op 11 maart 2025 een ingrijpende modernisering van het EU-btw-stelsel aangenomen: het “VAT in the Digital Age” (ViDA)-pakket. Deze omvangrijke hervorming, die oorspronkelijk werd voorgesteld op 8 december 2022, zal het btw-landschap in Europa drastisch veranderen en gefaseerd worden ingevoerd tussen 2025 en 2035. Dit artikel biedt een uitgebreid overzicht van de drie pijlers van het ViDA-pakket, de implementatietijdlijn en de impact op bedrijven binnen en buiten de EU.

De drie pijlers van het ViDA-pakket

Het ViDA-pakket bestaat uit drie hoofdcomponenten die samen het btw-stelsel toekomstbestendig moeten maken en fraude moeten tegengaan:

1. Real-time digitale rapportage via e-facturatie

Een van de meest ingrijpende veranderingen is de invoering van een real-time digitaal rapportagesysteem op basis van elektronische facturatie voor grensoverschrijdende B2B-handel binnen de EU. Bedrijven zullen verplicht worden:

• E-facturen uit te reiken volgens de Europese e-facturatiestandaard EN 16931
• Factuurgegevens vrijwel real-time te rapporteren aan belastingdiensten
• E-facturen binnen 10 dagen na de transactie uit te reiken (in plaats van de oorspronkelijk voorgestelde 2 dagen)

De overstap naar verplichte e-facturatie heeft belangrijke voordelen:

• Naar schatting €11 miljard per jaar minder btw-fraude
• Verlaging van administratieve lasten voor bedrijven met ruim €4 miljard per jaar
• Snellere detectie van carrouselfraude door actuele transactiegegevens

Belangrijk detail: de eis voor toestemming van de afnemer voor elektronisch factureren vervalt, waardoor bedrijven verplicht e-facturen moeten kunnen ontvangen zodra een lidstaat dit oplegt.

2. Bijgewerkte btw-regels voor de platformeconomie

De tweede pijler richt zich op digitale platforms, met name in de personenvervoer- en kortetermijnaccommodatiesector. Platforms zoals Uber en Airbnb worden in bepaalde gevallen aangemerkt als “geachte leverancier” (deemed supplier). Dit betekent dat:

• Platforms verantwoordelijk worden voor het in rekening brengen en afdragen van btw over diensten wanneer de daadwerkelijke aanbieders dit niet doen
• De btw wordt geïnd bij de consument en direct afgedragen aan de belastingdienst
• Er een gelijker speelveld ontstaat tussen online platformdiensten en traditionele diensten

Deze maatregel zorgt ervoor dat passagiersvervoer en korte verhuur binnen de EU effectief aan btw worden onderworpen, tenzij de individuele aanbieder zijn btw-nummer opgeeft en zelf de btw afdraagt. Dit uniformeert de aanpak in de EU en vereenvoudigt de verplichtingen voor bijvoorbeeld kleine verhuurders.

3. Één btw-registratie (Single VAT Registration)

De derde pijler breidt het bestaande éénloketsysteem (One Stop Shop, OSS) verder uit:

• Meer bedrijven die aan consumenten in andere EU-landen leveren, kunnen al hun btw-verplichtingen afhandelen via één online portal en één registratie
• De Import One Stop Shop (IOSS) wordt verbeterd en zelfs verplicht voor bepaalde platforms die verkopen van buiten de EU faciliteren
• Uitbreiding van de btw-verleggingsregeling voor B2B-transacties met niet-gevestigde verkopers
• Nieuwe sectoren en situaties worden via OSS afgedekt (o.a. binnenlandse B2C-verkoop van elektriciteit/gas en voorraadleveringen)

Deze hervorming vermindert de administratieve rompslomp voor grensoverschrijdende handel drastisch en vereenvoudigt het speelveld voor bedrijven die in meerdere EU-landen actief zijn.

Uitrol en tijdlijn van ViDA-hervormingen

Het ViDA-pakket wordt gefaseerd ingevoerd tussen 2025 en 2035. Hier volgt een overzicht van de belangrijkste mijlpalen:

Voorjaar 2025

• Enkele weken na officiële inwerkingtreding mogen lidstaten zonder EU-derogatie al nationale e-facturatieverplichtingen invoeren voor binnenlandse transacties
• De Europese Commissie hoeft dit niet langer goed te keuren, mits het alleen gaat om binnenlandse btw-plichtigen
• Speciale maatregelen worden verwacht om fraude via de IOSS tegen te gaan

1 januari 2027

• Eerste uitbreidingen van OSS en e-commerce regels
• Toevoeging van bijvoorbeeld EV-laadpunten en nutsleveringen aan OSS

1 juli 2028

• Invoering van de Single VAT Registration
• Uitbreiding van OSS tot alle B2C-leveringen (inclusief voorraadoverdrachten tussen lidstaten voor latere verkoop)
• Invoering van verplichte btw-verlegging voor niet-gevestigde leveranciers in B2B
• Lidstaten mogen er vanaf deze datum voor kiezen de platformeconomie-regels al toe te passen (“opt-in”)

1 januari 2030

• Platformeconomie: uiterlijk vanaf deze datum moeten alle lidstaten de “deemed supplier”-regeling voor platforms hebben geïmplementeerd
• Platforms worden dan EU-breed btw-plichtig voor bemiddelde diensten van niet-btw-geregistreerde aanbieders

1 juli 2030

• Start van de verplichte Digital Reporting Requirements (DRR) voor alle intra-EU B2B-transacties en voor transacties onder de verplichte verleggingsregeling
• Bedrijven moeten hun B2B-facturen in gestandaardiseerd formaat elektronisch uitreiken en rapporteren
• Nationale e-factureringssystemen die na 2024 zijn opgezet, moeten aan de gemeenschappelijke EU-standaard voldoen

1 januari 2035

• Uiterlijk moeten alle oudere bestaande (pre-2024) nationale e-facturatie- en rapportagesystemen volledig geharmoniseerd zijn met de EU-normen
• Dit markeert de finale harmonisatie: tegen 2035 is er een uniform kader voor e-facturatie en btw-rapportage in de hele EU

Impact op bedrijven binnen en buiten de EU

EU-bedrijven – kansen en verplichtingen

De ViDA-hervormingen hebben aanzienlijke gevolgen voor bedrijven binnen de EU: Uitdagingen:

• Bedrijven moeten hun facturatie- en boekhoudsystemen aanpassen om e-facturen uit te reiken en bijna real-time te rapporteren
• Investeringen in IT (ERP-updates, e-facturatie software) zijn noodzakelijk
• Proceswijzigingen om binnen 10 dagen facturen te kunnen versturen en data automatisch door te geven
• Bedrijfsprocessen rond facturatie, data-uitwisseling en btw-aangifte moeten worden geautomatiseerd

Voordelen:

• Dankzij de Single VAT Registration hoeven bedrijven die EU-breed verkopen zich niet langer in elke lidstaat apart te registreren
• Administratiekosten worden verminderd en uitbreiding naar andere EU-markten wordt vereenvoudigd
• Btw-fraudebestrijding wordt verbeterd, wat bonafide bedrijven ten goede komt
• Uniformere regels en het wegvallen van complexe btw-registraties is voordelig voor het MKB
• Tijdige investering in e-facturatie-technologie kan leiden tot efficiënter opereren

Niet-EU bedrijven (leveranciers van buiten de EU)

Voor bedrijven buiten de EU die zaken doen met EU-klanten brengt ViDA zowel strengere controles als nieuwe compliance-opties:

• E-commerce verkopers van buiten de EU moeten vaker via een Import One Stop Shop (IOSS) werken of gebruikmaken van platforms
• Platforms die verkopen van niet-EU verkopers faciliteren worden verplicht de btw af te dragen namens de verkoper (de “deemed supplier”-uitbreiding)
• Bij directe leveringen aan EU-bedrijven (B2B) krijgen niet-EU bedrijven te maken met strengere rapportage van hun transacties door de EU-afnemer
• Voor aanbieders in de platformeconomie buiten de EU betekent de nieuwe regeling dat zij zelf minder btw-verplichtingen hebben, maar dat het platform dit overneemt

Impact op overheid & toezicht

Overheden van lidstaten moeten op hun beurt zorgen dat ze de stroom aan gegevens kunnen verwerken en effectief gebruiken:

• Elke lidstaat zal een digitaal rapportagesysteem moeten implementeren of aansluiten op een EU-breed netwerk
• Investeringen in ICT-infrastructuur en data-analyse-capaciteit bij belastingdiensten zijn noodzakelijk
• Belastingcontrole wordt intensiever data-gedreven: transacties worden direct gematcht tussen ondernemer en afnemer
• Volgens de Europese Commissie kan tot €18 miljard extra btw per jaar worden geïnd en intracommunautaire fraude flink afnemen
• Overheden moeten rekening houden met privacy en beveiliging bij het verwerken van grote hoeveelheden bedrijfsdata in real-time

Compliance en technologische vereisten

Zowel EU- als niet-EU bedrijven zullen moeten investeren in compliancetechnologie:

• Implementatie van e-facturatie software die voldoet aan de EU-normen
• Koppeling met erkende Peppol Access Points of overheidsportalen voor verzending van facturen
• Veel bedrijven zullen externe providers inschakelen of gebruikmaken van ERP-modules
• Niet-EU bedrijven die via IOSS of OSS registraties willen voldoen, moeten wellicht een EU-intermediair aanstellen
• Real-time integratie van systemen (bv. via API’s naar de tax authority) wordt de norm
• Multinationals zullen geavanceerde oplossingen inzetten die wereldwijd verschillende e-facturatie mandaten aankunnen

Conclusie

Het “VAT in the Digital Age”-pakket vertegenwoordigt de grootste hervorming van het EU-btw-stelsel sinds de invoering van de interne markt. Met de gefaseerde implementatie tussen 2025 en 2035 biedt het bedrijven de tijd om zich aan te passen aan de nieuwe vereisten, terwijl overheden hun systemen kunnen voorbereiden op het verwerken van real-time factuurgegevens. Hoewel de initiële implementatie uitdagingen met zich meebrengt, vooral voor bedrijven die moeten investeren in e-facturatietechnologie, belooft het ViDA-pakket op lange termijn substantiële voordelen: minder fraude, lagere administratieve lasten, vereenvoudigde compliance voor grensoverschrijdende handel en een gelijker speelveld voor alle marktdeelnemers. Bedrijven doen er goed aan zich tijdig voor te bereiden op deze veranderingen door hun facturatie- en rapportagesystemen te evalueren en waar nodig aan te passen aan de nieuwe digitale vereisten. Door proactief te handelen, kunnen ze niet alleen voldoen aan de nieuwe regelgeving, maar ook profiteren van de efficiëntieverbeteringen die gepaard gaan met digitalisering van het btw-proces. Adviesbureaus als Solventis kunnen u helpen met dergelijke evaluaties en zijn in staat om op basis van uw applicatielandschap te adviseren over welke stappen u dient te nemen om VIDA ready te zijn. Mocht u concreet op zoek zijn naar het implementeren van e-facturatie oplossingen die gebruik maken van het Peppol-netwerk, dan is Peppol.nu een interessante website om in de gaten te houden.